项目管理是规划、组织和监督具体进度完成的过程。其中涉及定义明确的范围和计划约束条件，制定详细的计划，分配资源和管理相关工作，以确保项目在设定的时间范围和预算内实现目标。
包括定时执行、预算编制、风险管理和质量控制等您可能已经执行的各种任务都属于项目管理的范围。
传统上，人们使用几种方法来管理项目。这些方法（如敏捷项目管理或瀑布式项目管理）为处理任务和时间表提供了不同的框架。为了实施这些不同的框架，项目经理使用不同的工具来确保项目成功。他们进行规划、跟踪、协作和自动化，同时根据需要进行调整，以解决可能出现的任何问题。
归根结底，项目管理就是确保在既定的约束条件内完成项目。
等待填写的日志，需要上色的空白画布，需要建楼的空地；如果您下定决心要在特定时间范围内完成这些任务，那么它们都是项目。
项目可以是任何有截止日期的活动。更清楚地表述是，项目可以是一个目标、一次决议、一项任务，或者仅仅是您为了取得某种成果而想做的事情。
计划约束条件：假设您是一位艺术家，目标是在空白画布上完成一幅画作。如果您决定在一周内仅使用现成的绘画用品完成画作，那么您设置的这些限制将被视为项目的计划约束条件。
范围：范围仅涵盖您为实现项目计划成果而进行的工作。例如，在艺术家的示例中，虽然在空白画布上绘画属于项目范围，但在艺术展览中展示和拍卖的额外操作超出了当前项目的范围。
项目管理有几个优点，其中最主要的是可以大大提高项目成功的几率。
项目因无法实现其最初目标而饱受诟病，而项目管理有助于改善这些情况。一些主要优点如下：
项目管理有助于确定项目的最终目标、目的、范围和约束条件。所有参与者都必须清楚地了解项目的目标，从而为项目的成功而齐心协力。
项目管理提供了一个安排任务、设定优先事项和制定时间表的系统，从而确保资源得到有效利用。这就自然而然地减少了重复性工作，提高了协作性和生产力，使团队能够利用更少的资源在更短的时间内取得更大的成就。
如果方法得当，项目管理可以帮助团队及早发现潜在的风险领域。制定有效的战略来应对这些风险领域，确保在实现最终目标的过程中将干扰降到最低。这也有助于避免潜在的陷阱，大大降低延迟、预算超支乃至更糟的项目失败的风险。
项目管理强调在项目的整个生命周期内进行跟踪和质量控制。通过制定质量标准、失败指标并进行定期审查，团队可以产出符合或超出预期的最终交付项。
作为一种确保团队在预算范围内按时交付项目并达到所需质量标准的工具，项目管理显著提高了所有利益相关者的满意度。由于有效的工作分配，团队几乎没有挫败感，管理层看到的预算超支极少，客户也对高质量的成果感到满意。
在管理项目时，往往会有许多来自不同团队的人员参与其中。团队之间良好的沟通和关系可以大大提高工作效率，使项目按计划顺利进行。有了项目管理，沟通就不再是一种礼节，而是一种优先事项，从而在机构中产生积极的文化转变。
您拥有的任何资源（员工、资产或工作时间）都需要运用得当才能获得最佳价值。适当的项目管理可确保不浪费任何资源。一个成功的项目不仅要按时完成正确的工作，还要确保参与其中的人员有参与感和积极性。这意味着不会出现这样或那样的不平衡，不会有任何一个人超负荷工作或工作量不足，也不会有任何物质资源被过度利用或利用不足。
与利益相关者的关系是整个项目保持平衡的关键。有些人可能希望随时了解每一个变化，而有些人可能只想偶尔了解一下最新情况。细节决定成败，而项目管理可以满足这些要求，让团队以正确的方式与所有利益相关者互动。
假设一家软件公司要推出一款新产品。如果没有适当的项目管理，就会出现各种混乱。任务可能会重叠，截止期限可能会错过，更重要的是，成本可能会失控。项目管理通过提供明确的计划、设定的角色和具体的截止期限，让项目得以有条不紊和高效地开展下去。这可确保项目团队中的每个人都知道该做什么以及何时做。
通过项目管理系统提前规划和监控进度，可确保团队能够迅速发现任何预算超支或资源利用不善的情况。他们可以专注于交付出色的产品，而不必一直忙于救火。当然，如果出现问题，团队也有必要的工具来确保将干扰降到最低。
最后，也许也是最重要的一点，项目管理可以改善所有利益相关者之间的沟通和协作。定期更新、进度报告和会议可让每个人都清楚了解当前的具体情况。这种协作环境可确保每个人都齐心协力，朝着共同的目标努力，从而大大提高了产品发布成功的几率。
虽然此示例适用于产品发布，但一个强大的项目管理系统所带来的优势同样适用于您能想到的任何业务流程——招募人才、开展营销活动，甚至是提升人力资源技能，全都可以得到显著优化！
如前所述，项目经理采用不同的方法来确保项目的成功。在这些不同的方法中，以下四种项目管理类型更为常见：
瀑布式方法也称为“传统项目管理”，是极为常用的项目管理类型。项目经理在部署瀑布式项目时，往往会按顺序将项目从头到尾分解开来。换句话说，项目会按顺序经历既定的阶段或步骤。
例如，就软件公司而言，这些阶段可能包括需求收集、规划、设计、开发、测试和部署。在进入下一阶段之前，上一阶段必须全部完成。瀑布式方法非常适合需求明确、从开始到结束路径清晰的项目。
敏捷是一种灵活的迭代方法，侧重于根据反馈不断迭代和改进。项目被分成若干小组块，每个组块持续两到四周时间。在每个组块结束时，都会进行更新，以便获得反馈和进一步改进。
Scrum 是敏捷方法的一个子集，其中每个工作组块的持续时间是固定的。这些固定的“冲刺”通常持续两周时间。Scrum 重视 Scrum 主管、产品所有者和开发团队等角色，以及每日任务、冲刺规划、审查和回顾等活动。Scrum 非常适合需要大致结构和高度灵活性来管理快速变化的需求的团队。
看板是敏捷方法的另一个子集，侧重于持续交付和效率。看板会使用一个面板，通常分为几列，分别代表工作流程的不同阶段，以监控工作项及其进度。每个工作项都由一张卡片表示，该卡片从开始到完成在各列中移动。看板的主要重点在于限制处于进行中工作 (WIP) 阶段的项目数量，以减少瓶颈。看板非常适合在高度灵活的环境中蓬勃发展的机构和项目。
每个项目在进展过程中都会经历大约五个阶段，这五个阶段被称为流程组，也就是项目管理流程。这些流程组适用于项目生命周期的每个阶段。项目管理步骤如下：
在此阶段中，在起草“故事”之前，您需要制定一个大纲。这里需要回答的一个重要问题是：“范围是什么？”在这一阶段，明确自己的目标非常重要。如果您要打造一间办公室，那么其范围就是拥有一个可以让 10 个人安静工作的工作环境。但是，随着项目的进展，您会不断临时增加额外的房间。最终结果不太可能是一个功能齐全的办公室，而更可能是一个超预算的烂摊子。
在规划过程中，您将深入了解各个细节。制定结构化计划来管理资源、成本、时间、风险和沟通。如果您决定使用即时消息，那么就要决定谁将与谁保持联系、联系频率、联系渠道以及联系的内容。虽然可能看起来很繁琐，但适当的规划会让您的工作变得轻松许多。
在此阶段中，您所有精心制定的计划将付诸行动。在执行过程中，需要记住的一点是，处理好项目团队内部以及与所有客户之间的关系。团队之间的适当协调和沟通将确保您的工作按时完成，不会出现任何差错。
此阶段与执行阶段并行。与其说它是流程组，不如说它是控制组更为恰当。变更请求来自四面八方，有的来自您的客户，有的来自利益相关者。一方面，您不想过多地改变项目的原定计划，另一方面，又不想激怒重要的利益相关者。找到正确的平衡点并建立控制就是这个阶段的关键所在。
这一阶段是所有项目管理阶段的终点，包括收尾工作和完成项目。您将审查所有阶段，确保已完成所有工作，可以向客户交付最终产品。最后，您将在项目完成后进行评估，分析已经完成了哪些工作，哪些工作可以做得更好。
根据美国项目管理学会的定义，项目管理中有 10 个关键知识领域。该机构编写了一本名为《项目管理知识大全》的书，其中详细介绍了每个知识领域。
项目集成管理是项目管理中的一个领域，可确保所有项目要素得到有效协调。从制定项目章程（并在此过程中正式授权项目）开始，项目集成管理包括制定详细的项目管理计划、执行、监控、控制和收尾流程等活动。
项目集成管理还包括监督任务、管理资源，甚至实施必要的变更。此外，还包括有效利用项目知识和共享信息，以及监督和控制项目工作，使其与目标保持一致。
项目范围管理可确保项目包括项目成功所需的所有工作，且仅包括项目成功所需的工作。定义和控制项目范围内外的工作内容至关重要。
项目范围管理的关键活动包括范围管理、需求收集、范围定义，以及极为重要的创建工作细分结构 (WBS)。项目范围管理还可确保与利益相关者一起核实范围，以防止范围蔓延。
项目时间管理涉及有效管理和控制项目进度，以确保项目及时完成。其中包括定义项目活动、合理安排活动顺序、准确估算持续时间、制定项目进度表以及监督和控制进度以遵守时间表等活动。
主要目标是防止延误，确保高效分配资源。
诸如成本估算、预算编制和成本控制等所有活动都属于项目成本管理的范畴，项目成本管理在项目的整个生命周期中发挥着重要作用。
首先要对项目所需资源进行成本估算，包括人工、材料、设备和开销等因素。估算完成后，就要制定项目预算，以便高效分配资金。在整个项目过程中，持续监督和控制成本，以确保尽可能减少超支。
项目的每个交付项都必须符合既定标准和要求，这就是项目质量管理的作用所在。项目质量管理的流程包括：定义质量要求、制定实现所需质量的计划以及实施必要的流程和控制措施，以确保交付项符合既定标准的流程。
这包括确定质量标准、建立质量指标和制定全面的质量管理计划等活动。在项目生命周期的任何阶段，如果发现缺陷或偏离预设标准，则立即采取纠正措施加以解决。这自然有助于提高客户满意度，减少返工，并极大地促进项目的整体成功。
可以说，人员是成功项目极为重要的组成部分。项目人力资源管理是指有效管理参与项目的人员，使每个人的贡献都能带来成功的项目成果。
项目人力资源管理的核心包括招募、发展和管理项目团队等流程。确定角色和职责、招募和分配具备适当技能的团队成员以及为成员提供成功所需的培训和支持，这些都属于项目人力资源管理的范畴。
协作和沟通是项目成功的两大关键要素，属于项目沟通管理的范畴。确定利益相关者的需求、及时适当地发布信息以及规划沟通管理等流程都属于这一知识领域。
有效的沟通管理可以实现清晰、简明和及时的信息交流。这对于项目协调、决策和利益相关者参与至关重要，而所有这些都是项目成功的重要因素。
项目风险管理侧重于识别、分析和应对可能直接或间接影响项目的风险。其中包括系统地评估项目的内部和外部风险，同时制定有效降低风险的策略。
项目风险管理有助于项目团队预测和减轻潜在威胁，同时利用机会提高项目成功率。通过项目风险管理，机构能够积极主动地应对不确定因素，适应不断变化的条件，最终尽可能地减少项目中断，使团队离完成目标更近一步。
项目采购管理可确保项目团队获得成功执行项目所需的资源和专业知识。
项目利益相关者管理包括识别、吸引和管理与项目有关或受项目影响的个人或团体。
有效的利益相关者管理有助于建立对项目的支持，降低风险，并确保与利益相关者的利益和目标保持一致。
各行各业的专业人士都在使用项目管理，以确保项目取得成功。以下是一些普遍使用项目管理的主要人群。
成功的项目管理是一门艺术，其中结合了战略规划、沟通和精确执行。以下八个技巧将帮助您确保项目成功。
确定明确的目标：从一开始就制定明确、可实现的目标。甚至在开始任何其他任务之前，都要确保所有参与的利益相关者都能理解，更重要的是，要就项目的成功预期达成一致。
制定详细的计划：全面的项目计划对于项目成功至关重要。这不仅应涵盖里程碑和预算等宏观内容，还应考虑到任务、子任务、时间表和工作量管理。
有效沟通：公开透明的沟通对于项目成功至关重要。无论是以定期更新、会议、聊天消息、电子邮件的形式，还是以更新 Zoho Projects 仪表板的形式，都要确保让每个人都了解情况。
管理风险：任何项目都不可能没有风险。有时，任务可能会出错，因此有必要积极主动地识别和管理这些风险。在项目的整个生命周期中持续监控风险将对项目成功大有裨益。
有效分配资源：确保拥有合适的人员、工具和材料来执行项目。使用 Zoho Projects 中的工作量报告等工具来优化资源利用。
定期监控进度：对照计划跟踪项目执行情况。使用 KPI、定期状态报告以及计划与实际报告来识别偏差，并及时纠正。
吸引利益相关者：让利益相关者积极参与到整个项目周期中。设身处地为他们着想，了解他们的需求。确保在决策过程中考虑他们的反馈意见。
团队环境乃成功的秘诀：促进项目成员之间的团队精神和协作。鼓励坦诚交流、肯定成绩并立即解决冲突，以保持高效的工作环境。虽然默认的讨论模块在大多数情况下绰绰有余，但您也可以利用 Zoho Projects 与 Zoho Cliq、Microsoft Teams 或 Slack 的集成来优化团队协调能力。
项目管理工具有助于高效地规划、执行和监控项目。以下是一些常用的项目管理工具。
甘特图：借助甘特图，对项目进度、任务、持续时间和依赖关系进行可视化。甘特图有助于跟踪进度，确保项目按计划进行。
项目管理软件：Zoho Projects 等工具的出现让全球项目经理的生活变得更加轻松。该软件可以更好地进行任务管理、协作和进度跟踪。
工作细分结构：WBS 是对实现项目目标的全部工作范围的分层分解。在 Zoho Projects 中，层次结构如下：
项目 -> 里程碑 -> 任务列表 -> 任务 -> 子任务
看板：看板可帮助您直观地可视化工作流程和任务状态。
沟通工具：Zoho Cliq、Slack、Microsoft Teams 和 Zoho Meeting 等沟通工具有助于确保所有利益相关者保持一致。
仪表板和报告工具：可视仪表板和报告工具是获取简单易懂的项目信息的必备工具。
