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CRM系统中如何使用多种货币

我如何能够……

Zoho CRM 中的多种货币将帮助您以您的机构和合作伙伴偏好的货币类型来管理从报价到发货单、付款和生成报表的整个流程。 您可以用您机构的基础货币准确地预估商机价值，并生成关于商机的精准报表。

可用性

需要的简档权限： 有管理员简档的用户可以设置此功能。

术语

基础货币

这是您的机构在业务处理中使用的主要货币。 经常用来生成年度报表和计算公司收入。 基础货币与使用多种货币开展业务的跨国公司关联性最强。 例如，一家公司可能在日本、印度和西班牙设有办事处，但其总部办公室位于美国。 因此，这家公司的财务数据均用美元表述。 在这个例子里，其基础货币就是美元。

有效货币

指的是您的机构开展业务时使用的货币。 只有有效货币可以应用到商机和其它项中。

无效货币

指的是您的机构不再使用的货币。 取消激活之后，这些货币不会被删除。它们依然会在货币页面下方列出。

汇率

指的是一种货币转换为另一种货币的比率。 在您的 CRM 账户中，汇率用于将一种货币的金额转换成您的机构所使用的基础货币。

记录货币

指的是每条记录的货币。 记录的所有货币值将以所选的记录货币为基础。

重要注意事项

请在开始使用多种货币功能之前浏览下列内容。

  • 仅有管理员简档的用户可以激活此功能并添加货币。
  • 一旦激活，此功能不可取消激活。
  • 管理员可添加多种货币，但 CRM 账户中仅有 10 种货币可保持激活状态。
  • 您不可为记录批量更新记录货币（即货币字段）。
  • 多种货币功能在预测模块中不可用。

使用场景

公司总部位于加拿大。 加拿大、墨西哥、日本、中国、印度、新加坡和澳大利亚设有销售和开发办事处。 各个国家的办事处都有其自己的销售经理和销售代表，他们为特定地区工作，并向自己的区域高级销售代表汇报工作。

加拿大的 CEO 和销售高级副总裁每月听取来自世界各地办事处的汇报。 他们的报表采用加元（公司基础货币），这可以帮助他们预估销售利润和损失。 亚洲的销售副总裁在日本办事处工作。 它整合来自中国、印度、新加坡和日本的数据，生成采用加元的报表。 同样地，澳大利亚和墨西哥副总裁也使用加元收集数据并进行汇报。

管理员操作

只有拥有 Zoho 定义的管理员简档的用户可以在机构的 CRM 账户中进行以下操作：

激活多种货币&添加基础货币

有管理员简档的用户需要首先激活此功能，然后添加基础货币。 请注意，一旦激活，您不能取消激活此多种货币功能。 一旦激活：

  • 系统将花费几分钟时间（基于您的账户中的记录数量）应用基础货币作为 CRM 账户中所有现存记录的记录货币。
  • 现有记录的汇率将设置为 1。
  • 有 Zoho 定义的管理员简档的所有用户将收到邮件。
  • 货币区域字段在设置>常规> 公司明细下不可用。

按照下面步骤激活多种货币&添加基础货币

  1. 点击设置 >常规> 公司明细。
  2. 在公司明细页面，前往货币页签
  3. 从下拉列表中选择所需的基础货币。
    注意，基础货币不可更改。 所选货币格式将显示。
  4. 点击自定义链接以便更改以下内容：
    • 从下拉列表中选择千位分隔符。
    • 从下拉列表中选择小数位。
    • 从下拉列表中选择小数点分隔符。
    • 点击确认。
  5. 点击确认。

添加多种货币

通过添加基础货币激活功能后，管理员可添加公司用于业务的其它货币。 其它用户之后可以选择这些货币以便将其用作记录货币，同时创建线索、联系人、商机等。

注意：

  • 一旦您添加了基础货币，货币字段将不可用。 只有在您添加了基础货币以外的另一种货币后可用。

按照下面步骤添加多种货币

  1. 点击设置>常规> 货币 > 添加货币。
  2. 在添加货币弹出框中，进行以下操作：
    • 从下拉列表中选择将被设置为基础货币的货币。
      基于您选择的货币， 货币格式将被填充。
    • 点击自定义链接以便更改货币格式。
    • 选择千位分隔符、小数位和小数点分隔符。
    • 为您添加的货币输入汇率。
  3. 点击保存。

用户操作

  • 指定创建记录时的记录货币。
  • 使用货币创造报价和发货单
  • 导入以各种货币表示数值的记录。

在 Zoho CRM 中使用多种货币

在记录中使用

Zoho CRM 中的记录将有货币字段，在该字段中您可以选择您的机构的 CRM 账户中可用的货币。 此字段仅在多种货币功能启用后可用。 记录中的所有账户字段将以记录货币表示数值，之后则是括号中的以基础货币表示的金额。

注意：

  • 货币字段仅在多种货币激活后将在记录中可用。

按照下面步骤指定记录的货币

  1. 点击[模块]页签。
  2. 点击新[记录]。
  3. 在新[记录] 页面，输入详细信息并从下拉列表中选择记录的货币。
    只有有效货币可在下拉字段中列出。
  4. 点击保存。

在报价、发货单、销售订单、采购订单中使用

与任何其它记录一样，您也可以为报价和发货单设置货币字段。 您选择的项目将使用基础货币。 他们会被转换成为报价或发货单选择的记录货币。

在报表中使用

默认情况下，报表中的数值以基础货币显示。

在列表视图中使用

列表视图依据标准过滤并显示模块中的记录。 例如，您可以创建列表视图用于过滤并查看本周将结束的商机。 指定标准、使用货币字段时，数值仅可以基础货币指定。

这些列表视图中的列可以进行自定义以便添加货币字段。 另请参考列表视图里的自定义列。 当您点击列表视图中的货币列标题时，有不同货币的记录将根据基础货币数值按升序或降序排序。

在导入时使用

在 Zoho CRM，您可以轻松导入使用多种货币的记录。 导入选项有两种： 导入我的记录和导入我的机构记录。

  • 记录的货币字段未映射时，基础货币将被设置为货币。
  • 记录货币字段完成映射但导入文档和 CRM 中的数值不同时，基础货币将被设置为货币。

在指定条件时使用

在列表视图、工作流规则、报表等功能中，您可以选择指定条件。 使用多种货币时，使用货币字段的标准仅可以基础货币设置。

在统计图表中使用

Zoho CRM 中的统计图表是可以添加自定义可视化报表的地方，该图表是您的机构的关键指标的实时快照。 统计图表也会帮您轻松实现销售、市场营销等模式和趋势的可视化呈现。统计图表组成部分中的金额将以基础货币显示。

用于查找和合并

当您有 2 条或 3 条使用不同货币的类似记录时，您就可以使用查找和合并功能合并重复记录。 主记录的汇率和货币字段值将被采用，从其它记录中选择的金额将接受相应转换以便合并为一条记录。

在web表单中使用

在您的web表单中使用货币字段有两种情况：

  1. 您使用货币字段创建web表单。 填写表单的访问者将选择货币并指定金额，同样的内容将在 Zoho CRM 中添加。
  2. 您使用货币字段创建web表单，然后修改 HTML 代码隐藏字段，并为货币字段提供单个数值。 例如，您使用隐藏字段货币生成web表单，该字段的数值被指定为 INR。 表单发布而且访客填写表单时，金额将作为 INR 被采纳，并添加到 Zoho CRM 中。

注意：

  • 如果货币字段未在web表单中添加，金额将被视为采用基础货币。

在预测中使用

多种货币功能在预测模块中不可用。 预测中的金额将以基础货币列出。

在线索转换中使用

各条线索记录将在您的账户中有记录货币。 线索被转换时，创建客户、联系人和商机。 这些新记录将使用转换线索的货币。

常见问题

1. 我可以为记录批量更新货币字段吗？

2. 我如何可以删除我现在不用的货币？

3. 我可以为我机构的账户更改基础货币吗？

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请发送邮件给我们：support-crm@zohocorp.com.cn