工作流管理的执行检查清单
总结
- 工作流管理帮助您对您的销售、市场营销和支持过程完成自动化。 这包括以下内容：
- 创建工作流规则时，指定下列详细信息：
- 基本详细信息 - 规则应用的记录类型的详细信息、规则名称、说明以及激活规则的选项。
- 执行标准 - 指定规则应触发哪种类型的记录的标准，即被创建、修改、创建&修改的记录，或某些字段被更新的记录。
- 规则标准 - 记录为了触发规则必须满足的标准。
- 即时操作 - 规则执行时将立即被触发的警报、任务和字段更新。
- 基于时间的操作- 将基于已定义的时间被触发的警报、任务和字段更新。
- 工作流规则中的操作可能包括工作流警报、工作流任务和工作流字段更新，他们全针对特定记录类型，例如线索、联系人和潜在客户。
- 工作流规则中有两种类型的操作：
- 即时操作 - 规则执行时将立即被触发的警报、任务和字段更新。
- 基于时间的操作- 将基于已定义的执行时间被触发的警报、任务和字段更新。
- 工作流警报是可以发送给下列对象的邮件通知：
- 客户- 在模块中使用邮件字段
- CRM 账户中的用户 - 通过选择群组、职位、职位& 下级
- 记录所有者和记录创建者 - 通过勾选相关选框
- 其它收件人 - 通过指定其它收件人框中的邮件地址
- 工作流任务可分配被您组织中的用户。 您可以使用提醒分配对象来提醒记录所有者（通过邮件或弹出页面）任务的存在。
- 如果您想在关联规则被触发时更新记录中的某些字段值，则可以使用工作流字段更新。
检查清单
在使用工作流规则之前，请审查下列检查清单：
重要注意事项：
- 使用工作流规则时，并非一定要列出所有警报和任务。 如果规则针对的是线索，则仅为线索创建的字段更新、任务和警报将可用于关联。
- 您为一条工作流规则可创建最多 5 个基于时间的操作。
- 每个基于时间的操作可以有最多 5 次警报、5 个任务和 3 次字段更新。
- 如果邮件选择退出选项启用，邮件不会发送给客户。
- 对于工作流管理功能而言，组织的时区将在计算一天时被纳入考虑范围内。 如果没有定义好的时区，高级管理员的时区将得到考虑。
- 基于时间的操作并非基于分钟。 将被触发的基于时间的操作可能出现数分钟的延迟。
- 邮件警报达到一天限额时，当天任何剩余的邮件都不会被发送。
- 如果计算出的执行时间是过去的某个时间点，则操作将被立即触发。 将被触发的基于时间的操作可能出现数分钟的延迟。
关于每天限额的注意事项：
- （用户数量 * 100）或 5000，较低者将被当做使用工作流警报发送的邮件每天最大限额。
- （用户数量* 50）或 1000，较低者将被当做执行基于时间的操作（其中包括警报、任务和字段更新）每天最大限额。
- 每小时将触发最多300 个操作 。 如果每小时有超过 300 个操作，剩余的操作将在下一个小时内执行。
- 如果超过了当天的工作流邮件警报限额，您的 CRM 账户的高级管理员将得到通知。
- 每天限额（例如：邮件限额）是基于 PST 计算。
基于时间的操作将被重新安排的情况：
- 规则的执行标准为编辑或创建或编辑。 满足某项记录的规则标准时，即时操作被触发，为记录安排基于时间的操作。
如果用户编辑记录而规则标准未得到满足，则之前已安排的基于时间的操作将被删除。 如果记录被再次编辑并且达到标准，则基于时间的操作将被重新安排。 - 对基于时间的操作而言，执行时间也可以时基于自定义的日期&时间字段。 满足某项记录的规则标准时，即时操作被触发，为记录安排基于时间的操作。
如果用户编辑记录，更改日期&时间字段的值，则基于时间的操作将根据新日期&时间值重新安排。
基于时间的操作将不会被重新安排或删除的情况：
- 规则的执行标准为编辑或创建或编辑。 满足某项记录的规则标准时，即时操作被触发，为记录安排基于时间的操作。
如果用户编辑记录但规则标准未得到满足，则基于时间的操作将不会再次得到安排。 - 线索被转换后，为记录已安排的所有基于时间的操作将被删除。
- 企业版本降级为免费版本后，为记录已安排的所有基于时间的操作将被删除。
- 记录被删除后，为该记录已安排的所有基于时间的操作也将被删除。 如果被删除的记录得到恢复，所有基于时间的操作将不会被重新安排。