通过使用用于 Microsoft Outlook 的 Zoho CRM 插件，您可以执行以下操作：

• 将记录添加到 Zoho 类别
• 从 Zoho 类别中移除记录
• 自动将联系人、任务和日历活动从 MS Outlook 同步到 Zoho CRM（单向）
• 将联系人、任务和日历（活动）从 MS Outlook 导出到 Zoho CRM
• 将电子邮件添加至 Zoho CRM 中的“线索”、“联系人”和“商机”
• 将电子邮件作为案例添加至 Zoho CRM

将记录分类为 Zoho

在 Microsoft Outlook 中，联系人、任务和日历活动可分组为类别。将记录分配到类别可帮助您按类别对记录排序，然后进行查看。通过使用 Zoho CRM 插件，您将获得另一类别，即 Zoho。在将记录同步到 Zoho CRM 时，您可使用此类别。另请参阅配置插件设置

要将记录标记到 Zoho 类别下：

1. 选择联系人、任务或日历活动。
   请注意，应从文件夹设置下您指定的相应文件夹中选择记录。 另请参阅配置同步设置
2. 点击主页 > 分类。
3. 从类别列表中选中 Zoho 复选框。
   该记录将被标记到 Zoho 类别下。
   同样，可通过取消选中复选框来移除类别。
   

同步联系人、任务和日历

单向同步选项用于将“联系人”、“任务”和“日历”活动从 MS Outlook 推送到 Zoho CRM。它可帮助您即时更新 Zoho CRM 和 MS Outlook 中的数据，并且您可避免数据重复。可手动或自动完成数据自动。

联系人同步 - 字段映射

任务同步 - 字段映射

日历同步 - 字段映射

活动参与者同步

将活动从 Microsoft Outlook 同步到 Zoho CRM 时，系统会自动将 Outlook 中的活动参加者同步为 Zoho CRM 中的活动参与者。因此而同步的参与者将根据具体情况作为联系人、线索或 Zoho CRM 用户关联至活动。如果参与者不是上述任何身份，那么仅参加者的电子邮件地址显示在参与者部分中。

同样，将活动从 Zoho CRM 同步至 Microsoft Outlook 时，同步时会自动添加活动参与者作为 Outlook 中的活动参加者。

如果从 Microsoft Outlook 同步至 Zoho CRM 的电子邮件地址存在重复项，系统将根据以下优先级顺序解决此问题：

• 联系人
• 线索
• Zoho CRM 用户

如果参加者的电子邮件 ID 作为联系人和线索存在于 Zoho CRM 中，那么 Zoho CRM 会将该联系人作为参与者关联至活动并忽略线索。这是因为联系人的优先级最高。

如果发现 Zoho CRM 中的两个联系人的电子邮件地址与参加者的电子邮件地址相同，那么 Zoho CRM 中先创建的联系人将作为参与者关联至活动。

要启用自动同步：

1. 在 Microsoft Outlook 中，点击 Zoho CRM > 设置。
2. 在设置对话框中，点击联系人/任务/日历页签。
   
3. 选中自动将 Outlook 联系人/任务/约会更改同步到 Zoho CRM 复选框。
4. 点击保存。
   对于启用自动同步选项之前对记录所做的更改，必须手动进行同步。

要手动同步联系人、任务和日历活动：

1. 从 Microsoft Outlook 中登录 Zoho CRM。
2. 在 Zoho CRM 插件中，点击同步联系人/任务/日历。
   同步将会自动启动。根据同步设置，记录将会更新。
   

将电子邮件作为案例添加至 Zoho CRM

可将 Microsoft Outlook 中的特定于客户的电子邮件消息作为案例添加至 Zoho CRM。添加电子邮件消息前，确保 Zoho CRM 中存在对应该电子邮件的联系人。

要将电子邮件消息作为案例添加至 Zoho CRM，请执行以下操作：

1. 从侧栏中选择收件箱或选择包含需要添加至 Zoho CRM 的电子邮件的文件夹。
2. 从“收件箱”或自定义电子邮件文件夹中选择特定于客户的电子邮件。
3. 在 Zoho CRM 插件中，点击添加案例。
   
4. 在添加案例对话框中，从下拉列表中选择状态。
5. 如果还希望在添加电子邮件的同时添加附件，请选中附件复选框。
   • 根据给定条件搜索记录，然后将相应电子邮件作为案例添加至所选记录。
     
     
6. 点击添加。
   该电子邮件将作为案例添加至 Zoho CRM。

将电子邮件添加到 Zoho CRM

可将您在 Microsoft Outlook 中收到的电子邮件消息关联至 Zoho CRM 中的“线索”、“联系人”或“商机”记录。添加电子邮件消息前，确保 Zoho CRM 中存在对应该电子邮件的联系人。否则，根据邮件设置，电子邮件将关联至 CRM 中的记录。可使用四种方法将电子邮件添加至 CRM：

“添加电子邮件”选项

• 点击此选项时，所选电子邮件（已接收或已发送）将根据所指定邮件设置添加至线索/联系人。

搜索并添加电子邮件选项

• 可按条件搜索记录并将相应电子邮件（已接收或已发送）添加至匹配记录。
• 此选项可用于将电子邮件关联至商机。
• 电子邮件不是根据邮件设置进行关联的。您可在此处选择模块。

自动添加外发电子邮件

• 从 MS Outlook 发送电子邮件时，它会自动添加至 Zoho CRM 中的匹配联系人。
  • 仅当已发送电子邮件出现在邮件设置中指定的已发送文件夹中时，该电子邮件才会添加至 Zoho CRM。另请参阅配置邮件设置
  • 向其发送电子邮件的联系人应列示在联系人设置中指定的文件夹和类别中。另请参阅设置类别和文件夹设置
• 对于 IMAP 帐户用户，如果在 MS Outlook 设置中未选中“将“已发送项”文件夹中的已发送项保存在此计算机上”，那么电子邮件可能不会自动关联至 Zoho CRM 中的记录。要启用此项，请执行以下操作：
  1. 打开 MS Outlook 的帐户设置。
  2. 点击更多设置 > 已发送项。
  3. 选中“将“已发送项”文件夹中的已发送项保存在此计算机上”。
  4. 点击确定。
     

“撰写”窗口中的“发送并添加”选项

• 可编写要发送给客户的电子邮件并在发送至将其添加至 Zoho CRM。
• 此选项可用于将电子邮件关联至商机。
  
  

要将电子邮件添加至 Zoho CRM（“添加电子邮件”选项）

1. 选择包含需要添加至 Zoho CRM 的电子邮件的文件夹。
2. 从文件夹中选择特定于客户的电子邮件。
3. 在 Zoho CRM 插件中，点击添加电子邮件。
   根据邮件设置，所选电子邮件将添加至 Zoho CRM 中的线索/联系人。
   

要将电子邮件添加至 Zoho CRM（“搜索并添加电子邮件”选项）

1. 选择包含需要添加至 Zoho CRM 的电子邮件的文件夹。
2. 从文件夹中选择特定于客户的电子邮件。
3. 在 Zoho CRM 插件中，点击搜索并添加电子邮件。
   
4. 在添加电子邮件对话框中，从下拉列表中选择模块（线索、联系人或商机）。
   选择“商机”时，另一字段将可用，即，“条件”（用于搜索记录）。
   您需要选择“电子邮件地址”或“商机名称”以搜索记录。选择电子邮件地址时，系统将在 Zoho CRM 中搜索带有匹配电子邮件地址的联系人，并列示关联至匹配联系人的商机记录。
5. 如果还希望在添加电子邮件的同时添加附件，请选中附件复选框。还可执行以下操作：
   • 根据给定条件搜索记录这将列示匹配记录。
     
6. 点击添加。
   该电子邮件将添加至所选线索/联系人/商机。